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Création d'un dossier sur YOProcess

Administration d'un dossier sur YOProcess

Vue générale d'un dossier sur YoProcess

1. Cet espace indique le nom du dossier (éditable), la procédure choisie, et offre un espace permettant de laisser une note personnalisée.
2. Cet espace permet d'accéder aux différents formulaires prévus pour le dossier en question
3. Cet espace permet de voir et d'accéder aux différents livrables produits par le système. À noter que les livrables nommés "Espace de fin" ne sont pas des livrables à proprement parler. Ce sont les pages de fin des différents formulaires.
4. Cet espace permet de partager chaque formulaire disponible via un lien.
5. Cet espace, qui est personnalisable, permet d'administrer le dossier en question.

Naviguer à travers les dossiers

Vue "Administrateur"

Rubrique Formulaires

Cette rubrique contient les différents formulaires présents dans la modélisation en question.

Ceux-ci doivent être déclarés dans la Form-List et paramétrés via le Fields-Form et le Sections-Form.

En dessous du nom du formulaire apparaît le stade de complétion de celui-ci. Le formulaire peut être Ouvert à la saisie, Complet en attente de soumission, ou Fermé.

1. Un formulaire a toujours pour état initial "Ouvert à la saisie" : cela signifie qu'il peut être complété, soit directement par un administrateur (c'est-à-dire : quelqu'un ayant un compte lui permettant d'accéder à YoProcess), soit par un utilisateur externe grâce à un lien de partage.
2. Un formulaire complet et en attente de soumission a été complété à 100%, mais n'a pas encore été soumis.
3. Un formulaire soumis ne peut plus être modifié par un utilisateur externe.

Précision : le concept de "Soumission" d'un formulaire

Une fois un formulaire complété à 100%, un bouton de soumission apparaît en haut du sommaire.

Le bouton de soumission d'un formulaire

Lorsque l'utilisateur clique sur "Soumettre", le formulaire se "fige" : c'est-à-dire qu'il n'est plus modifiable.

Si l'utilisateur ayant soumis le questionnaire est un Utilisateur Externe (voir la rubrique Liens de partage), il est automatiquement transféré sur l'Espace de Fin de formulaire correspondant.

Rubrique Livrables

Cette rubrique permet d'accéder aux livrables produits par le système.

À noter : comme déjà indiqué, les livrables "Espaces de fin" sont particuliers et correspondent à la page web s'affichant lorsqu'un utilisateur externe

Les livrables sont téléchargeables en Word ou en PDF

Hormis pour les livrables de type SmartDocX, le bouton [Voir] permet aussi d'accéder à une prévisualisation en HTML du document

Rubrique Administration du dossier

Chaque procédure peut bénéficier d'un nombre illimité de boutons d'administration (aussi appelés Toggle)

Chaque bouton d'administration doit être défini en amont et paramétré par les équipes YoProcess

Rubrique Liens de partage

Chaque formulaire bénéficie d'un lien de partage.

Le lien de partage associé à un formulaire peut être envoyé (par ex : par e-mail) à n'importe quel individu externe à votre organisation.

L'utilisateur qui clique sur un lien de partage peut donc remplir le formulaire sans avoir de compte YoProcess

Une fois le formulaire complété par l'utilisateur externe, ce dernier peut soumettre le formulaire (v. ci-dessus)

Paramétrer les pages de fin des formulaires

Le paramétrage des pages de fin des formulaires est expliqué dans le chapitre correspondant :DocList.